Wie schnell ist ein Inkasso Serviceportal einsatzbereit?

Für Inkassounternehmen, die den Einsatz eines Serviceportals überlegen, ist der Aufwand für die Implementierung entscheidend. In diesem Beitrag wollen wir das Minimum beschreiben, das notwendig ist, um mit unserem Inkasso Serviceportal finvue SP zu starten. Bei allen Schritten werden Sie von uns begleitet und unterstützt.

Schritt 1: Einstellungen am Portal (1-2 Stunden)

Die Einstellungen nehmen wir gemeinsam mit Ihnen vor. Dazu gehen wir mit Ihnen die wichtigsten Einstellungsseiten in der Administrationsoberfläche durch:

All diese Einstellungen kommen mit gut erprobten Voreinstellungen und können daher schnell erledigt werden. Für die Nutzung von Online-Zahlungsmethoden (z.B. SOFORT, PayPal, EPS) sind Accounts bei den jeweiligen Anbietern notwendig, auch dabei unterstützen wir Sie natürlich gerne.

Schritt 2: Datendatei (1-2 Stunden)

Es gibt 3 Arten, Daten für finvue SP bereitzustellen (CSV, XML, API). Die einfachste der 3 ist CSV (Comma Separated Values), also ein Dateiformat bei dem jede Zeile ein Datensatz ist und dessen Felder durch Semikolon getrennt werden. Tatsächlich haben sich andere Trennzeichen als Semikolons bewährt (z.B. ~ oder |), sie sind frei konfigurierbar, aber für unser Beispiel bleiben wir erstmal dabei.

In der Dokumentation sind die Felder einzeln beschrieben. Dort ist auch angegeben, ob ein Feld optional ist. Wir lassen im Beispiel die meisten optionalen Felder weg. Transactions (Einzelbuchungen für detaillierte Forderungsaufstellungen) lassen wir hier ebenfalls weg, da auch sie optional sind und natürlich nachträglich ergänzt werden können.

Wir wollen also nun eine CSV-Datei erstellen, die alle Akten für finvue SP enthält. Zu jeder Akte benötigen wir neben deren Daten (Aktenzeichen, Hauptforderung, Kosten, Zinsen, etc.) auch die Stammdaten von Schuldner und Mandant.

In der ersten Zeile der Datei werden die Feldnamen angegeben, so weiß finvue SP an welcher Stelle ein Datenfeld steht:

Client.ID;Client.Name;Client.Street;Client.PostalCode;Client.City;Client.Country;Client.VATDeductable;Debt.RefNo;Debt.ClientCustomerRefNo;Debt.AcceptanceDate;Debt.ClosingDate;Debt.Stage;Debt.TotalPClaim;Debt.TotalCost;Debt.TotalInterest;Debt.TotalPayment;Debt.OutstandingAmount;Debt.YearlyInterestRateOnPClaim;Debt.Availability;Debtor.ID;Debtor.PersonType;Debtor.Name;Debtor.FirstName;Debtor.Birthdate;Debtor.Street;Debtor.PostalCode;Debtor.City;Debtor.Country;Debtor.eMail;Debtor.Phone;Debtor.InstalmentFrom;Debtor.InstalmentAmount

Um die Feldbezeichnungen auseinanderzuhalten beginnen sie immer mit Client (Mandant), Debtor (Schuldner) oder Debt (Forderung/Akte).

Wichtig ist nun noch, dass bei Beträgen immer ein Punkt als Dezimaltrennzeichen (also 9.99 statt 9,99) und für das Datum immer das Format JJJJ-MM-TT (also 2022-12-23) verwendet wird.

101;Salamander Consumer Bank GmbH;Wagramer Str. 111;1220;Wien;A;true;2020-211179;19788858;2020-11-01;;Vorgerichtlich;7800;244;1250.27;5000;4294.27;7.4;active;23482394;1;Edlinger;Karl;1979-11-23;Hauptstr. 49;2540;Bad Vöslau;A;karl.edlinger@email.com;6761234567;2020-11-05;750

Hier können Sie eine Beispieldatei herunterladen. Jedes uns bekannte relationale Datenbanksystem unterstützt den Export als CSV. Zeit kann man oft noch zusätzlich sparen wenn bereits ähnliche Dateien produziert werden, etwa für Auskunfteien oder Adressermittlungs-Dienstleister. Wir helfen Ihnen gerne dabei, es ist wirklich sehr einfach.

Schritt 3: Upload (<1 Minute)

Die fertige Datei kann dann per SFTP (z.B. FileZilla) auf unseren Server geladen werden, das lässt sich auch sehr einfach automatisieren (Geplante Aufgaben am Server), damit die Daten immer aktuell gehalten werden. Noch leichter ist der Upload über die Administrationsoberfläche, allerdings ist das ein manueller Prozess und sollte daher nur in Ausnahmefällen oder für Testzwecke verwendet werden.

Test

Wir empfehlen Ihnen, zuerst Testakten hochzuladen, damit Sie in Ruhe testen können. Achten Sie bitte unbedingt darauf, keine personenbezogenen Daten von realen Betroffenen für Tests zu verwenden.

Laden Sie Kollegen aus anderen Abteilungen dazu ein, da diese oft einen frischen Blick mitbringen – das Portal hat schließlich den Anspruch, für jeden verständlich und intuitiv bedienbar zu sein. Dafür müssen Sie nur deren eMail-Adressen bzw. Mobilnummern in den Testakten eintragen, damit sie den Link ins Portal erhalten.

Fertig!

Ja, das war es schon. Sie können nun im Dashboard der Administrationsoberfläche zusehen, wie Mails und SMS versendet werden und anschließend die Schuldner ins Portal gehen um Ratenpläne zu vereinbaren und zu bezahlen. Auf Wunsch werden Sie übrigens auch ein- oder mehrmals täglich per eMail über alle neu einlangenden Anfragen benachrichtigt.

In diesem Beispiel haben wir sehr bewusst viele Features und Anpassungsmöglichkeiten ausgespart. Sie stehen Ihnen aber zur Verfügung und dienen in dazu, Ihre Prozesse noch weiter zu automatisieren.